Convergint si basa su Smartsheet per connettere i team a livello globale e potenziarli a livello locale

Dal 2001, Convergint si è evoluta da un'azienda di sicurezza per garage in un'impresa tecnologica multimiliardaria che impiega oltre 9.000 persone in più di 180 sedi in tutto il mondo. "Siamo un integratore di sistemi che progetta, installa e si occupa di sicurezza elettronica, sicurezza informatica, sicurezza antincendio e vita, automazione degli edifici e sistemi audiovisivi", esordisce Jennifer Hilber, Business Architect, Operations di Convergint. "Stiamo crescendo rapidamente man mano che il settore si evolve. Con le espansioni in tutto il mondo e i fusi orari, ci siamo chiesti come avremmo potuto gestire la crescente complessità della nostra attività." 

Scalare la soluzione da un successo locale

"Lavoriamo in modo diverso in aree diverse. Ad esempio, in America Latina non operiamo allo stesso modo che negli Stati Uniti. Avevamo quindi bisogno di un processo uniforme da modificare per soddisfare obiettivi specifici a livello locale", spiega Hilber.

Per monitorare meglio i portfolio di progetti a livello globale e consentire collaborazioni efficaci, l'azienda ha investito in 25 licenze Smartsheet per i suoi colleghi Program Manager. 

"A livello globale abbiamo iniziato in piccolo, con un solo bluprint Smartsheet Control Center per semplificare un flusso di lavoro specifico", afferma Hilber. "A livello locale, i primi utenti stavano creando uno o due fogli di calcolo, utilizzandoli in sostituzione dei loro tracker di progetto esistenti. Ben presto, sempre più persone volevano la stessa soluzione, quindi ci siamo espansi."

Consolidare i dati in tutto il mondo

Il team di Hilber si è basato su Control Center per creare il proprio strumento di gestione dei programmi globali chiamato iControls. "Lo usiamo per raccogliere i dati di tutti i nostri programmi da project manager e team in Asia, Stati Uniti, Europa e America Latina", afferma. Avere uno strumento di pianificazione e gestione del portfolio aiuta ad allineare il lavoro a livello internazionale, mantenendo il team sullo stesso obiettivo. 

Allo stesso tempo, la flessibilità di Smartsheet consente a Convergint di soddisfare anche le esigenze dei suoi clienti. "Siamo in grado di mostrare gli stessi dati in modo coerente ai nostri clienti. Ma Smartsheet ci permette anche di personalizzare i dati in base a ciò che i nostri clienti vogliono vedere. Ciò ha migliorato notevolmente la nostra trasparenza e le comunicazioni con loro", afferma Hilber. 

Potenziare i team locali su scala globale

Gli utenti esperti, utenti con licenza che sono esperti nell'uso di Smartsheet, stanno guidando l'adozione di iControl da parte dell'azienda. "Circa il 10% dei nostri utenti sono utenti esperti", afferma Hilber. "Offriamo loro la libertà di creare ciò di cui hanno bisogno, come fogli, dashboard o altri strumenti di gestione dei progetti. In questo modo, non abbiamo colli di bottiglia nelle richieste da parte di una sola persona, il che aiuta a velocizzare le cose."

Ad esempio, Hilber descrive uno strumento che ha costruito lei stessa. "Ho creato una soluzione per i nostri colleghi di fatturazione di New York per tenere traccia delle fatture dei clienti non pagate per gli incassi", spiega. "Questa semplice soluzione ci ha aiutato a ridurre i tempi per la riscossione dei contanti di oltre 30 giorni, il che rappresenta un enorme risparmio di tempo."

Gli utenti esperti di Convergint stanno inoltre contribuendo a promuovere l'adozione di Smartsheet in tutta l'organizzazione. Attraverso un programma bisettimanale guidato da utenti esperti, i dipendenti ricevono una sessione di formazione di 30 minuti. "Abbiamo ispirato un'iniziativa di condivisione delle conoscenze per aiutare i colleghi con Smartsheet. Attraverso un canale di community gestito, tutti partecipano per risolvere le sfide, rispondere a domande o ottenere informazioni", afferma Hilber. 

Inoltre, gli utenti possono accedere a un portale di risorse che funge da knowledge base per tutto ciò che riguarda Smartsheet. "Abbiamo anche un responsabile del successo dei clienti che ospita ogni trimestre corsi di formazione specifici per Convergint, in modo che tutti siano aggiornati con le funzionalità più recenti".

Condividere gli obiettivi e operare in modo efficiente

I team di Convergint usano Smartsheet da più di cinque anni. In tutto questo tempo, la base utenti è cresciuta da 230 a 9.900 utenti a livello globale con 4.100 collaboratori esterni. "Quel numero include anche i collaboratori esterni, che è cresciuto dal 20% al 40%. Ora lavoriamo con 3.500 persone esterne all'azienda che usano fogli da noi creati", afferma Hilber. 

Il duplice approccio alla gestione del portfolio adottata da Convergint comporta due vantaggi: a livello locale e globale.

"Smartsheet ci garantisce coerenza in tutta l'azienda e consente ai nostri colleghi dei team locali di fare ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro, a qualunque costo", ha affermato Hilber.