What Is Creative Project Management?
Creative project management (CPM) is the process of guiding a team's effort to complete a project while fostering an environment that encourages creative ideas to flourish. This process involves balancing structured planning with the flexibility needed to embrace creative development.
The Difference Between Creative Project Management and General Project Management
Creative project management focuses on leading teams in environments such as marketing or advertising, where nurturing creativity is crucial. Traditional project management typically involves a more structured process used in fields such as construction or software development.
While these two styles have a different approach, they share the same core lifecycle and can be integrated to enhance business success and project outcomes.
Traditional project management follows a clear roadmap from beginning to end, wherein a project manager identifies roles, tasks, tools, and resources. Over the years, PMs have established and created this formal end-to-end process. Creative projects, however, don’t produce bridges or buildings. Advertising agencies, creative studios, and marketing departments are filled with idea people. Because creative projects aren’t measured by technical specifications, project managers from other industries often struggle with creative projects.
Jillian Knoepfel, Content Operations Manager at Smartsheet, explains the difference from the project manager perspective: “A creative project manager should carry out the same foundational duties that are expected from a general project manager. They should ensure that the project is on track and on budget; they should be certain that stakeholders and teams have the right information at the right time. With a holistic view of all the project components, they should be making sure that all the moving parts and people involved are connecting at the right touchpoints and advancing toward the same goal. In addition, the creative project manager should take the general project management role one step further by leveraging their knowledge of creative processes and their empathy for creative teams to deliver a project successfully.”
Like traditional projects, creative projects are time bound — they have start and end dates. So, in addition to meeting time constraints, PMs also have to manage costs and work within those boundaries. Moreover, creative project managers have to face a further challenge because creative projects are often interrelated, with tasks and activities that depend on one another.
Here are the major characteristics of creative projects:
- Creative Work Is Subjective: Creative work is hard to quantify. There are few metrics or key performance indicators (KPIs) for a good design. While nothing supersedes high-quality work, “quality” is hard to define. Establish criteria with objective language, but leave room for the creative process to evolve during a project.
- Creative Projects Are Unique: They may be similar to other projects, but they are never identical. One advertising campaign can build on elements of another, but each project is unique and you must approach each accordingly.
- Creative Projects Require Special Communication Skills: You have to translate what your clients need into specific tasks that the team can accomplish. When you manage a project, you need shared vocabulary, so you can explain what works and what doesn’t.
- A Creative Project’s Objectives Are Often Undefined: The objectives of your project are driven by the goals of the project. They need to be specific and measurable. One way to arrive at these objectives is to follow the SMART process: specific, measurable, achievable or attainable, realistic, and time bound. Learn more about writing SMART objectives and use this SMART goals template to help you.
- Creative Projects Rely on Collaboration: Unlike technical projects, which typically follow a straightforward process, creative projects are highly collaborative, unleashing creativity. In successful projects, everyone works together because collaboration is baked into every facet of the team. Involve team members when setting targets and evaluating and assigning roles. Nurture the less engaged and introverted members of the team. Encourage senior members of your team to mentor the less experienced staff. From the kickoff meeting (when you align your departments with the project goals) to the final presentation, you can monitor collaboration with regular team meetings and smaller group check-ins.
- Creative Projects Change Frequently: Clients may change their minds about what they want. Team members may have a better idea about the direction of a project. The vision of your stakeholders might not line up with your team’s creativity. While change is inevitable in any project, strong client onboarding can help you avoid surprises later. At the same time, leave enough wiggle room for creative flexibility within the project. Don’t commit to so many specifics that your team won’t be able to put its best work forward.
“If it’s true that project management is like herding cats, creative project management is like herding toddlers that are determined to draw on your walls in crayon,” says Nuala Turner, editor at The Digital Project Manager. “You still need to get everyone working to achieve the project goal on time, but you also need to leave space for creativity, which isn’t always a predictable or linear process.”
Check out this creative operations management guide for additional information on how to streamline your internal creative operations and reap the benefits of creative operations management.
Creative Project Management Process
Creative project management adapts the traditional project management cycle to meet the unique demands of creative projects. While it follows the familiar steps of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, creative project management incorporates specific nuances at each stage.
These adjustments ensure that the creative process remains flexible and open to innovation, while still providing the structure needed to meet project goals and deadlines effectively.
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet, explains where the differences in the project management cycle are most notable: “The foundational stages of project management, including scoping, conceptualization, and development, remain consistent. However, the process of gathering requirements differs significantly, especially for external agencies. These agencies must conduct more extensive requirement gathering to address all the technical aspects they neither control nor manage directly. This process requires engaging with a variety of stakeholders and adjusting the scope and details of deliveries based on client payments. Because of the number of deliveries, the types of files you deliver, and the level of detail required in each phase, the delivery stage in a CPM cycle is also different than that in a traditional PM cycle. In fact, you must manage all stages quite carefully in order to meet these expanded requirements.”
“For creative projects, the initiation and planning phases often take up a significant amount of time, leaving little room for execution. It's common for planning to consume 80 percent of the timeline, which can cramp the execution phase. As a project manager, you need to ensure that you’re allocating enough time for actual project execution,” explains Cinthya Ramírez, Creative Project Manager at Smartsheet. "Creative project management must be flexible because creative work, such as designing a video or a webpage, isn't just about following a strict process. It involves generating ideas and revisions based on feedback, which can sometimes significantly alter the project timeline."
Creative Project Management for Creative Teams
Project managers guide the work, but the team makes projects come to life. Therefore, your success depends on fostering an environment that nurtures creatives and encourages collaboration. Your company’s culture is critical to setting a tone of transparency and sharing.
The secret ingredients are your vision and philosophy for bringing people together and giving everyone a voice.
This approach plays out in how you establish your creative workflow. You’ll need to clarify roles and responsibilities to avoid duplication or conflict, while also encouraging collaboration. As you map out the workflow to support a project’s scope, make room for both creativity and efficiency. And consider software tools that work best for your team’s structure and style. Learn more about creating and implementing a creative workflow for your organization below.
When comparing a creative agency with an internal creative team, there are many qualities that overlap, but also multiple differences that impact the way in which creative projects are managed. The following table highlights some of the key differences between the two, as identified by Knoepfel:
Characteristic | Internal Creative Team | Creative Agency |
|---|---|---|
| Focus and expertise | An internal team typically has a deeper understanding of the company's brand, culture, and long-term business goals. It can develop customized content more quickly, i.e., content that aligns closely with the company’s strategic objectives. | An agency often brings a broader range of experiences and industry best practices due to working with a diverse set of clients. It can provide fresh perspectives and ideas that an internal team might overlook. |
| Scalability and flexibility | An internal team may have limitations in scaling up quickly due to hiring constraints and budget limitations. However, it offers more stability and continuous availability. | An agency may take more time to get up and running on projects due to onboarding. However, once fully briefed, it can scale resources up or down depending on the project needs, providing greater flexibility for short-term and large-scale projects. |
| Creativity and innovation | While highly knowledgeable about the brand, an internal team might become entrenched in company norms and less likely to challenge the status quo, potentially limiting creativity. | An agency often brings a fresh, outsider perspective that can spur innovation and creative solutions. Its exposure to different industries and trends can lead to more diverse and cutting-edge ideas. |
| Turnaround time and efficiency | An internal team’s familiarity with internal processes and direct access to other departments can lead to faster decision-making and execution for certain projects. However, it may also get bogged down by internal bureaucracy. | While, initially, an agency might need more time to understand the brand and its needs, it often has well-honed processes for delivering high-quality work efficiently. However, the need for coordination and communication with the client can sometimes slow things down. |
| Cost structure and benefits | An internal team usually consists of salaried employees, leading to predictable and often lower long-term costs. However, its initial setup and ongoing overhead (salaries, benefits, training) can be significant. | An agency tends to work on a project or retainer basis, which can be expensive but offers flexibility. Costs are more variable and can be high for specific campaigns, but there is no ongoing overhead when an agency is not in use. |
Creative Project Management for Creative Agencies
Successful creative agencies have built reliable processes, so they avoid starting from scratch with every project. But an agency’s process varies with client requirements. The most successful agencies are fanatical about their process because they’ve learned what works.
Make sure that your process reflects your core communication and collaboration values and that it includes the following:
- A meeting and feedback schedule that involves clients at every stage
- Regular status updates to both internal and external stakeholders
- A main point of contact between the client (external) and your team (internal)
- An agency project manager who contributes at each step of the process
- Research for your project that mines qualitative data from your agency’s database and analyzes data from other sources
“Projects at creative agencies often have less flexible deadlines, tighter budgets, and fewer resources at their disposal than projects undertaken by internal creative teams,” explains Turner. “There’s less time and freedom to come up with creative concepts, and you’re often beholden to client demands, which typically aren’t all that creative. This means that project managers have to keep a tighter leash on their team when it comes to concepting and ideation and have to keep a closer eye on the timeline.”
“Project management in creative agencies tends to be more dynamic and deadline-driven due to diverse clients, while internal creative teams often have the advantage of intimate brand familiarity,” says Gianluca Ferruggia, General Manager at DesignRush. “This deep understanding can allow for greater flexibility and experimentation.”
Creative Project Management Best Practices
Unlike conventional project management best practices, creative PM best practices require consideration of the following factors: Creative work is subjective; creative projects are unique; creative projects require special communication skills; a creative project’s objectives are often undefined; creative projects rely on collaboration; and creative projects change frequently.
Turner’s best practices suggestions focus on three areas:
- Resource Allocation: “You need to pay attention to creative skills when allocating resources. Just because your designer can do UX work, that doesn’t automatically mean they can also craft a print ad. Make sure to assign work according to the team member’s creative expertise. This will help you keep to your timeline and ensure the team stays engaged in its work.”
- Time Estimates: “Pad your time estimates, especially for the concept and ideation stages. It can take time for creative inspiration to strike. Give your team a bit of extra time to come up with something great, but know when to cut it off and focus on the essentials. This way, you’ll strike a balance between staying on track with your timeline and coming up with a creative idea that will wow stakeholders.”
- Feedback: “Be mindful when giving feedback on creative work. Creative team members often feel emotionally attached to their work, so make sure you are constructive and encouraging with feedback. If you aren’t, team members might feel less safe sharing off-the-wall ideas, and you don’t want to stifle creativity.”
“A CPM shares many of the same best practices as a general PM. However, the following two abilities in particular set a successful CPM apart: being able to continuously develop skills to best support a creative team; and being able to give the team the tools to manage the underlying processes of a project and deliver it successfully,” says Knoepfel. “By leveraging a project management or work collaboration system that seamlessly connects to resource management and digital asset management tools, a CPM is better positioned to establish and automate consistent workflows, manage timelines and creative reviews, store and distribute creative digital assets, and remove roadblocks, so the creative team can focus and innovate.”
“In my experience, successful creative project management practices include communicating clearly , providing adequate scaffolding, understanding team dynamics, and maintaining a balance between delivering the client's vision and preserving creative integrity,” says Ferruggia. “One key consideration when managing creative projects is accounting for iterations and creative blocks. Scheduling buffer time and fostering an open, feedback-driven environment are essential to nurturing the creativity of the team.”
Cinthya Ramirez highlights the importance of setting clear expectations early. “In creative projects, it's crucial to set the right expectations about timing and process from the outset. To do this, you must be up front about the rounds of feedback and revisions, which helps manage stakeholder expectations and prevents last-minute rushes that can compromise the quality of creative output." She adds that “creative projects require ongoing communication and checks with stakeholders in order to monitor progress and make necessary adjustments. Effective project management integrates these checks into the workflow to ensure that everyone is aligned and the project stays on track."
Communication is vital, not only with stakeholders but also within creative teams. Sharing information is paramount to a project’s success. “Creativity Management from the Ad Agency Perspective,” a study from the Lulea University of Technology, concluded that the right communication process boosts creativity. As the authors explain, “It is important to keep an open flow of communication and stress the significance of internal communication between all levels. An open flow of communication smooths the sequence of work and sustains a high level of creativity in the workplace. Our findings motivate us to believe that communication is the utmost underlying cause for encouraging creativity in the workplace.”
Creative Project Management Examples
Creative project management prioritizes flexibility and creativity. Due to the unique demands of creative projects, which require specialized approaches and adaptability, a PM must employ project management strategies that are tailored distinctively to these demands.
“Creative projects involve more collaboration than non-creative projects. Project managers can facilitate collaboration by holding weekly brainstorm meetings and building multiple rounds of feedback into the creative process. Also, as requirements for creative projects tend to be more ambiguous, project managers need to be more diligent about getting approvals and direction from clients or project sponsors and must clearly communicate that information to their team,” explains Turner. “Keeping a creative team motivated is more nuanced than doing such with a non-creative team. Inspiration can strike at any time, but so can creative blocks. Project managers can facilitate short daily team-building exercises or brain warm-ups like word association games to get the creative juices flowing.”
“At our agency, we approach CPM as a dynamic process, which means extensive collaboration and brainstorming sessions. At the same time, we allow more flexibility and iteration, which often involves a lot of adjustments during the development process,” explains Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design. “Plus, the project manager is prepared for any unexpected changes and is open to trying new approaches on the go. This can make the timeline less predictable but ultimately leads to a more innovative final product.”
“Creative project management, unlike general project management, requires a strong understanding of the creative process and mutual respect for artistic freedom. I've found the need to drive creativity without hampering it is a distinctive trait of creative project management,” emphasizes Ferruggia. “A typical example of creative project management could be managing a website design project. While the goals and deadlines may be similar to any other project, the variables like design variations, creative freedom, and iterations are unique, adding a different layer of complexity.”
Oscar Ramírez highlights differences between agencies and internal teams when it comes to project delivery and evaluation. "When managing internal creative teams, controlling processes is easier. You can iterate deliverables more frequently and quickly relaunch if something goes wrong — that often means fixing issues within minutes. In contrast, at an agency, where you lack control over internal mechanisms such as website management or direct access to technical support, you might have to wait for the next website update cycle to make changes.
Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design
“At an agency, you need to use metrics and KPIs to assess success and justify your changes, or you risk losing a contract,” he added. “The extent of measurements, the team's structure, and the KPIs you establish are crucial. Additionally, the documentation required to manage your processes becomes more detailed the less control you have over a project. In contrast, in-house teams often need less documentation because they have greater control over internal factors than agencies do.”
In real-life creative project management, flexibility is not just beneficial, it's essential. Cinthya Ramirez notes that creative work requires a management approach that accommodates unexpected changes without compromising the project timeline. She uses flexible scheduling rather than fixed deadlines in order to create broader time frames, so she can account for the variability in creative tasks.
"As a creative project manager, I've learned the importance of setting realistic expectations,” says Cinthya Ramirez. “For instance, while we might plan to complete the initial phase in a week and then proceed to stakeholder reviews, the reality is that the feedback could lead to significant changes. It’s crucial to understand that sometimes, regardless of our initial plans, we may need to extend timelines to accommodate these changes. This flexibility allows us to manage projects more effectively, ensuring that all parties understand the fluid nature of creative work and the potential need for adjustments."
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Cos'è la gestione dei progetti creativi?
La gestione dei progetti creativi è un processo in cui i team leader organizzano e gestiscono il lavoro di un progetto, alimentando al contempo il modo organico in cui le idee creative nascono.
Ramo ancora abbastanza nuovo della disciplina della gestione dei progetti, la PM creativa ha finora generato pochi dati su cosa funziona e cosa no. Con l'evolversi delle best practice, tuttavia, una cosa è già certa: è necessario un approccio che si adatti al team. Due segreti del successo sono l'ispirazione, per motivare il team, ed eccellere nella comunicazione con team e clienti.
Al contrario della gestione creativa dei progetti, la gestione tradizionale dei progetti è un processo che avvia, pianifica, esegue, controlla e chiude il lavoro in un progetto edilizio o nello sviluppo di software. Ma non funziona con creator che ideano progetti di marketing o pubblicitari. Tuttavia, questi due stili non devono essere in contrasto: possono lavorare insieme per alimentare la tua azienda e il tuo successo.
La gestione tradizionale dei progetti segue una chiara roadmap dall'inizio alla fine, identificando ruoli, attività, strumenti e risorse. Nel corso degli anni, i project manager hanno stabilito e creato un processo formale end-to-end che può essere utilizzato nella produzione e nella difesa, come il programma di sommergibili missilistici Polaris della marina statunitense.
I progetti creativi, tuttavia, non realizzano ponti o edifici. Le agenzie pubblicitarie, gli studi creativi e i reparti di marketing sono pieni di persone fantasiose. Poiché i progetti creativi non sono misurati in base alle specifiche tecniche, i project manager di altri settori spesso hanno difficoltà con questi progetti.
I vantaggi di una solida gestione dei progetti creativi
Una forte gestione dei progetti creativi farà crescere la tua azienda e il tuo team. In assenza di un processo, la creatività non ha controllo: il team può impantanarsi rincorrendo idee che non soddisfano le esigenze dei clienti o potrebbe non riuscire a completare il lavoro.
La gestione dei progetti creativi trasforma il tasso di successo. Avere un processo affidabile ti aiuterà a fare quanto segue:
- Guidare un progetto.
- Utilizzare un'analisi aziendale solida.
- Minimizzare i rischi.
- Gestire le risorse in modo sensato.
- Controllare la qualità di ciò che offri.
La PM creativa offre inoltre al team un maggiore controllo del suo tempo, aiutando i membri del team a evitare quanto segue:
- Inseguire idee al di fuori dell'ambito del lavoro
- Essere distratti dai dettagli della gestione del progetto
- Partecipare a troppe riunioni
- Andare oltre il loro ruolo
- Svolgere il lavoro di altre persone nel team
Quali sono le sfide poste dalla gestione dei progetti creativi?
La gestione dei progetti creativi deve affrontare sfide uniche. Di seguito, discutiamo gli ostacoli che dovrai affrontare e come gestirli.
I clienti hanno aspettative non realistiche
I progetti creativi sono diversi dai prodotti in mattoni e byte. Anche i clienti che si occupano di progetti creativi sono diversi: non hai a che fare con un'azienda che vuole un nuovo parcheggio. Possono sapere ciò che vogliono, ma non ciò di cui hanno bisogno, oppure potrebbero anche non essere in grado di spiegare ciò che vogliono: vogliono solo qualcosa che porterà risultati. Ecco alcuni modi per lavorare con questi clienti:
- Ascolta: comprendi chiaramente i loro punti dolenti, le preoccupazioni e le sfide. Quando empatizzi con i loro problemi, puoi lavorarci insieme per impostare obiettivi più chiari e più realistici. In questo modo, alla fine, potrai produrre ciò di cui hanno bisogno, non solo qualcosa che puoi vendergli.
- Insegna: una delle cose più importanti che farai è l'onboarding dei clienti. Questo processo imposta il tono della relazione. Durante questo periodo, spiega il processo creativo, aiutali a capire quanto tempo occorre per produrre i deliverable che desiderano e stabilisci le aspettative su come dovrebbero fornire un feedback chiaro durante la partnership.
- Parla: sei mai andato a una riunione e hai capito che tutti avevano visioni diverse del prodotto finale? Mantieni il progetto in carreggiata ottenendo input in anticipo e spesso. Organizza riunioni regolari sullo stato di avanzamento e gestisci le aspettative su modifiche e orari.
Le risorse non sono intercambiabili o scalabili
Non puoi sostituire un direttore creativo con un altro nel modo in cui potresti sostituire una lampadina. Ogni persona creativa è diversa, con vari approcci, modi di pensare e capacità di lavorare con gli altri.
Allo stesso modo, non puoi creare una campagna pubblicitaria cinque volte più velocemente aggiungendo il quintuplo delle persone a un progetto. E, di certo, non si può risolvere un problema di design semplicemente dedicandogli più ore del personale. Più persone possono portare a maggiore creatività, ma quando aggiungi membri del team, aggiungi anche la quantità di tempo che trascorrerai in brainstorming, a setacciare le idee e a gestire le dinamiche del team.
Allo stesso modo, i deliverable di un progetto creativo non sono widget che possono essere sfornati rapidamente se si scambiano i membri del team o si dedicano più persone al problema. Quando avvii un progetto, assicurati di avere le persone giuste nei ruoli giusti con la giusta chimica del team. Usa la tua intelligenza emotiva per mettere insieme il giusto mix.
La nuova tecnologia interrompe il flusso di lavoro convenzionale
La tecnologia ti offre velocità e flessibilità. Trasforma il modo di collaborare, rivedere e perfezionare i progetti creativi. La tecnologia basata sul cloud può offrire i seguenti vantaggi:
- Automatizza la gestione di routine dei progetti.
- Migliora la comunicazione.
- Promuovi la collaborazione sociale.
- Offri strumenti mobili in modo che i team possano lavorare a distanza.
- Fornisci report in tempo reale.
Le tecnologie emergenti, come l'intelligenza artificiale (AI), la realtà aumentata (AR) e la realtà virtuale (VR) hanno il potenziale per cambiare il modo in cui si producono contenuti creativi. Ad esempio, Google ha utilizzato un esperimento di intelligenza artificiale chiamato Sketch-RNN che consente di disegnare con un modello di rete neurale (cioè un sistema matematico complesso che può imparare le attività analizzando i dati). La realtà aumentata e virtuale offre piattaforme completamente nuove per i creator di contenuti. Negli ultimi due anni, Lowe's, Home Depot e Ikea hanno sviluppato app in modo da poter vedere come appariranno i loro prodotti in ufficio o in casa.
I project manager creativi possono utilizzare la tecnologia basata sul cloud per ottenere il massimo dal proprio tempo e dal proprio team. Una volta automatizzate le attività di routine, hai più tempo per concentrarti sul futuro della creazione di contenuti e mantenere il tuo vantaggio competitivo.
Di quali competenze ha bisogno un project manager creativo?
I project manager, che usano l'emisfero sinistro, sono concentrati su numeri e deliverable e possono scontrarsi con i creator, che usano invece quello destro, che sfornano costantemente nuove idee. Come si può ottenere successo nella gestione dei progetti creativi? Ecco le competenze più importanti per i project manager creativi:
- Sii multidisciplinare: la gestione dei progetti creativi non copre più solo un'area di competenza. I project manager creativi devono comprendere i progetti per le piattaforme cartacee, digitali e interattive, nonché la pubblicità, gli eventi, il marketing, le promozioni e la tecnologia.
- Guarda il quadro generale e tutti i dettagli: l'intero progetto è maggiore della somma delle sue parti. Per gestire efficacemente un progetto, riduci lo zoom per vedere l'obiettivo e aumenta lo zoom per visualizzare i dettagli.
- Sii onesto e agisci con integrità: i grandi leader sono trasparenti. Condividono ciò che sanno, mantengono le promesse e passano ai fatti. Vuoi l'integrità del tuo team? Guidali e loro ti seguiranno.
- Sii flessibile: pochi progetti creativi rimangono uguali dall'inizio alla fine. Le cose cambiano. Un atteggiamento e un processo flessibili ti aiuteranno ad adattarti e a mantenerti agile.
- Sii creativo: pensa fuori dagli schemi per risolvere i problemi. Organizza le riunioni del tuo team all'esterno. Imposta le date target piuttosto che le scadenze concrete. Offri premi creativi per un lavoro di qualità.
- Sii consapevole di te e degli altri: i project manager creativi di successo sono consapevoli dei propri sentimenti e delle emozioni altrui. Prenderai decisioni migliori quando sei consapevole del tuo umore, delle tue reazioni e del tuo processo decisionale. Fornisci un feedback migliore, promuovi un senso di stabilità e aiuta il tuo team a raggiungere il suo pieno potenziale.
- Avere esperienza precedente con i creator: l'approccio tradizionale di gestione dei progetti non funziona con le persone creative che cercano di realizzare prodotti creativi. Un project manager creativo sa che alcuni membri del team sono iper-concentrati e orientati ai dettagli, mentre altri procedono a ruota libera, senza alcun senso della scadenza o dell'ambito. Per la maggior parte dei creator, il lavoro è un'estensione dell'identità: questo può renderli molto sensibili al feedback, in particolare alle critiche sul loro lavoro. La gestione sembrerà meno scoraggiante se sai come affrontare queste personalità.
- Risolvi i conflitti in modo pacifico e produttivo: i conflitti possono verificarsi in qualsiasi progetto in cui le persone lavorano insieme. Siamo tutti umani. Il conflitto può anche far parte del processo creativo quando si fa brainstorming e si affinano le idee. Tuttavia, il conflitto non può inasprirsi. I project manager devono guidare il team oltre le tensioni, giocare quando necessario, trovare un terreno comune e ripristinare il rispetto. Un team con un'atmosfera tossica non produce lavoro di qualità e mette a dura prova la cultura dell'intera organizzazione. Per mitigare questo, impara a essere un promotore della comunicazione.
- Rimani aggiornato con le conoscenze del settore: stabilisci la tua credibilità conoscendo le tendenze del marketing e della pubblicità. Acquisisci familiarità con gli strumenti tecnologici più recenti che ti aiuteranno a gestire i progetti, a guidare la creatività e a prevedere i progetti con precisione.
- Prendi in considerazione le certificazioni di gestione dei progetti: migliora il tuo lavoro, la tua reputazione e il tuo valore con la certificazione professionale. Il Project Management Institute (PMI) ® offre programmi per una serie di professionisti della gestione dei progetti. Brainmeasures ha un programma progettato specificamente per i project manager creativi. Inoltre, molte università offrono programmi online per professionisti impegnati.
Best practice di gestione creativa
I project manager devono essere sia creativi che manager. Metti la creatività al centro di ogni progetto. Diventa un maestro del pensiero creativo, soprattutto se vieni da un background tradizionale di gestione dei progetti e non pensi di essere creativo. Ecco alcuni modi per promuovere il tuo pensiero creativo:
- Sii curioso: chiediti il perché, che si tratti di un problema nel progetto o di un ingorgo quando rientri a casa dal lavoro. Perché è successo questo?
- Espandi i tuoi interessi: leggi un libro o guarda un film al di fuori della tua normale area di competenza.
- Scrivi: tieni un taccuino o un file con le tue domande, le tue idee e le cose divertenti che hai imparato.
- Divertiti: prenditi del tempo libero per lasciar sfogare il tuo corpo e il tuo cervello. Divertiti sul lavoro e metti qualche giocattolo nel tuo spazio di lavoro.
In qualità di manager, posiziona le persone al centro del progetto. La gestione creativa richiede empatia. Devi comprendere le prospettive e i problemi delle persone creative che ti circondano.
I team sono pieni di tipi creativi: art director, grafici, fotografi, designer e copywriter. Il tuo ruolo è quello di coltivare diverse personalità creative e comprenderne le peculiarità e le caratteristiche. Ecco alcune cose da sapere sui creativi:
- Vogliono tabelle di marcia, non microgestione. Digli cosa vuoi nel progetto, non come vuoi che lo facciano.
- Si preoccupano profondamente e personalmente del loro lavoro. Usa una guida ponderata, con una sana dose di lode, per fornire feedback.
- Hanno bisogno di un feedback chiaro. Se qualcosa non ti piace, motiva la tua reazione. Il design è troppo occupato? La copia è troppo piena di espressioni gergali o di luoghi comuni? Usa un linguaggio obiettivo piuttosto che giudizi.
- L'ispirazione non avviene su richiesta. Offri ai creatori di contenuti il tempo e lo spazio di cui hanno bisogno. A volte può sembrare che non facciano niente, ma la creatività scorre sotto la superficie.
- Sono pensatori visivi che potrebbero non essere in grado di tradurre le idee in parole. Devi essere il loro avvocato, traduttore o mediatore quando il loro lavoro non soddisfa le aspettative di un cliente.
- Spesso hanno nuove idee e devono rimbalzarle ad altri membri del team. Sii aperto sul fatto che un'idea migliori il tuo progetto. Potrebbe anche cambiare il progetto. Ma sii disposto anche a dire di no quando non funziona.
- I limiti alimentano la creatività. Sii chiaro sull'ambito del lavoro o dei vincoli del progetto e osserva come esplorano ciò che è possibile entro i limiti che hai definito.
Best practice di gestione dei progetti creativi
A differenza delle best practice convenzionali per la gestione dei progetti, le best practice di PM creativa richiedono di considerare i seguenti fattori: il lavoro creativo è soggettivo; i progetti creativi sono unici; i progetti creativi richiedono capacità di comunicazione speciali; gli obiettivi di un progetto creativo sono spesso indefiniti; i progetti creativi si basano sulla collaborazione; i progetti creativi cambiano frequentemente.
La gestione convenzionale dei progetti, d'altra parte, fornisce una roadmap che definisce un progetto e la sua complessità. Fornisce ai manager gli strumenti per raccogliere tutti i requisiti di un progetto e monitorarne l'avanzamento attraverso cinque fasi:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura
Utilizzando questo processo, i project manager possono rispettare le tempistiche, monitorare il budget, risolvere i problemi di scope creep e guidare il successo. Il project management creativo organizza e gestisce anche il lavoro, ma aggiunge un altro fattore: coltivare il modo organico in cui le idee creative nascono.
In che modo la gestione dei progetti creativi è diversa dall'approccio tradizionale?
Come i progetti tradizionali, i progetti creativi hanno scadenze: hanno date di inizio e fine. Oltre a soddisfare questi vincoli di tempo, è necessario gestire i costi e lavorare entro questi limiti. Anche i progetti creativi sono spesso correlati, con compiti e attività che dipendono l'uno dall'altro.
In altri modi, la gestione convenzionale dei progetti può essere inadeguata per i progetti creativi:
Il lavoro creativo è soggettivo: il lavoro creativo è difficile da quantificare. Esistono pochi parametri o indicatori chiave di prestazione (KPI) per un buon design. Mentre nulla supera il lavoro di alta qualità, la "qualità" è difficile da definire. Stabilisci criteri con un linguaggio oggettivo, ma lascia spazio all'evoluzione del processo creativo durante il progetto.
I progetti creativi sono unici: possono essere simili ad altri progetti, ma non sono mai uguali. Una campagna pubblicitaria può basarsi su elementi di un'altra, ma ogni progetto è unico e devi affrontarlo di conseguenza.
I progetti creativi richiedono capacità di comunicazione speciali: devi tradurre ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno in attività specifiche che il team può portare a termine. Quando gestisci il progetto, hai bisogno di un vocabolario condiviso, in modo da poter spiegare cosa funziona e cosa no.
Gli obiettivi di un progetto creativo sono spesso non definiti: gli obiettivi del progetto sono guidati dagli obiettivi del progetto. Devono essere specifici e misurabili. Un modo per raggiungere questi obiettivi è seguire il processo SMART: specifico, misurabile, realizzabile o raggiungibile, realistico e limitato nel tempo. Scopri di più sulla scrittura di obiettivi SMART e utilizza questo modello per aiutarti.
I progetti creativi si basano sulla collaborazione: a differenza dei progetti tecnici che in genere seguono un processo diretto, la creatività scorre quando la collaborazione occupa il primo posto. Nei progetti di successo, tutti lavorano insieme perché la collaborazione è inserita in ogni aspetto del team. Coinvolgi i membri del team durante la definizione degli obiettivi e la valutazione e l'assegnazione dei ruoli. Stimola i membri del team meno impegnati e introversi. Incoraggia i membri senior del tuo team a fare da mentore al personale meno esperto. Dalla riunione iniziale (quando si allineano i reparti agli obiettivi del progetto) alla presentazione finale, è possibile monitorare la collaborazione con riunioni di team regolari e check-in di gruppo più piccoli.
I progetti creativi cambiano frequentemente: i clienti possono cambiare idea su ciò che desiderano. I membri del team possono avere un'idea migliore della direzione del progetto. La visione delle parti interessate potrebbe non essere in linea con la creatività del tuo team. Sebbene il cambiamento sia inevitabile in qualsiasi progetto, un forte onboarding dei clienti può aiutarti a evitare sorprese in seguito. Allo stesso tempo, lascia abbastanza spazio per la flessibilità creativa del progetto. Non impegnarti in così tanti dettagli che il tuo team non sarà in grado di portare avanti il lavoro.
Come semplificare la gestione dei progetti creativi
La gestione dei progetti suddivide un progetto in cinque fasi: avvio o ideazione, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura del progetto. Anche se un progetto è creativo, ha comunque bisogno di un processo. Ecco i modi per ottimizzare questi passaggi per il tuo progetto.
- Avvio/Ideazione: un brief creativo è la base del tuo progetto. Lavora con il cliente per identificare gli obiettivi e gli scopi del progetto, il budget e la tempistica generali, i ruoli e le responsabilità. Usa questo modello di brief creativo per il cliente per iniziare: offre una panoramica creativa e include spazio per le informazioni di contatto del cliente, nonché spazio per descrivere il budget del progetto, la panoramica, gli obiettivi e le linee guida di marketing.
Scarica modello di brief creativo cliente
- Pianificazione: una volta identificati gli obiettivi e gli scopi, è il momento di tracciare il percorso per arrivarci. Dovrai organizzare le tue attività, creare un piano, stimare i costi e identificare eventuali rischi. Utilizza questo modello preimpostato di piano marketing per delineare lo scopo della tua azienda, nonché i suoi obiettivi strategici, il mercato di riferimento e gli standard di prestazione, per assicurarti di avere un piano d'azione completo e intenzionale.
Scarica Modello di piano marketing
- Esecuzione: hai il piano: ora è il momento di eseguire il lavoro. Un tracker del progetto può aiutarti a identificare se sei in linea con i tempi e il budget o se ci sono rallentamenti o rischi. Questo modello di dashboard di gestione dei progetti permette ai manager di monitorare efficacemente i vari aspetti di un progetto e di visualizzarli in una schermata unica. Includendo grafici che rappresentano lo stato complessivo delle attività, il budget e le voci in sospeso di un progetto, nonché lo spazio per l'assegnazione delle attività e molto altro ancora, questa dashboard rende facile fornire report aggiornati sullo stato del progetto o condividere informazioni con i membri del team.
Scarica il modello di dashboard per la gestione dei progetti - Excel
- Monitora e controlla: i progetti, soprattutto quelli creativi, si evolvono mentre si svolge il lavoro. Buoni strumenti di feedback e approvazione dei clienti assicurano che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni e che tu rimanga nell'ambito del progetto. Usa questo modello di tracker del progetto per aggiungere attività, stato, priorità, deliverable, scadenze, costi, ore e molto altro al tuo progetto. Se sei incaricato di gestire un progetto di vasta portata, il modello di tracker del progetto ti aiuterà a mantenere tutto organizzato.
Scarica il modello di tracker dei progetti
- Chiusura: una volta completato il progetto, è il momento di valutare cosa ha funzionato, cosa no e cosa può essere migliorato per il prossimo progetto. Riunisci il team (o almeno i membri chiave) per festeggiare il successo, identificare le lezioni apprese e analizzare le prestazioni di tutte le fasi del progetto. Questo modello post-chiusura ti guida attraverso le domande da porre. Evidenzia i dettagli del progetto, come i risultati raggiunti, le aree problematiche, le lezioni apprese e altro ancora, per facilitare il processo di analisi delle prestazioni di tutti gli elementi del progetto.
Scarica il modello di report post-chiusura del progetto
La gestione creativa dei progetti online può fare quanto segue: rendere il progetto più fluido, migliorare l'efficienza, alimentare la collaborazione e massimizzare la creatività, il tutto garantendo il processo. Scopri di più sui vantaggi del software di gestione dei progetti e su come trovare il più adatto alle tue esigenze e alla tua organizzazione.
Gestione dei progetti per team creativi
I project manager guidano il lavoro, ma il team fa prendere vita ai progetti. Pertanto, il tuo successo dipende dalla promozione di un ambiente che alimenti i creativi e incoraggi la collaborazione. La cultura della tua azienda è fondamentale per impostare un tono di trasparenza e condivisione. Gli ingredienti segreti sono la tua visione e la tua filosofia per riunire le persone e dare a tutti una voce.
Questo approccio si svolge nel modo in cui stabilisci il tuo flusso di lavoro creativo. Dovrai chiarire i ruoli e le responsabilità per evitare duplicazioni o conflitti, incoraggiando al contempo la collaborazione. Mentre tracci il flusso di lavoro per supportare l'ambito del progetto, fai spazio alla creatività e all'efficienza. Inoltre, considera gli strumenti software che funzionano meglio per la struttura e lo stile del tuo team. Per saperne di più sulla creazione e l'implementazione di un flusso di lavoro creativo per la tua organizzazione, consulta questo articolo.
Gestione dei progetti per agenzie creative
Le agenzie creative di successo hanno strutturato processi affidabili, in modo da evitare di ricominciare da zero a ogni progetto. Ma il processo di un'agenzia varia in base alle esigenze del cliente. Per le agenzie di maggior successo il loro processo è motivo di vanto, perché hanno imparato ciò che funziona.
Assicurati che il processo rispecchi i valori fondamentali della comunicazione e della collaborazione e che includa quanto segue:
- Un programma di riunioni e feedback che coinvolga i clienti in ogni fase
- Aggiornamenti periodici sullo stato con parti interessate interne ed esterne
- Un punto di contatto principale tra il cliente (esterno) e il tuo team (interno)
- Un project manager dell'agenzia che contribuisce a ogni fase del processo
- Esegui ricerche sul tuo progetto estraendo dati qualitativi dal database della tua agenzia e analizza i dati da altre fonti
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